1 - CONSULENZA PROGETTUALE
L’analisi e la strategia danno tridimensionalità al tuo progetto.
Il nostro compito innanzitutto è quello di ascoltarti.
Ci interessa conoscere quelle che sono le tre leve principali per la realizzazione del tuo progetto di evento: le esigenze, gli obiettivi, il budget.
Le tue risposte saranno per noi i riferimenti di partenza per poter individuare la soluzione più adatta e performante per te, sotto tutti i diversi aspetti da tenere in considerazione.
La nostra esperienza nel settore dell’organizzazione di eventi medici, scientifici e tecnologici è sicuramente fonte di grande dimestichezza e capacità. Ma a ciò si aggiungono anche una forte predisposizione strategica e visione a 360 gradi, che, unite all’interesse per l’ambito della ricerca scientifica, ci permettono di costruire e dettagliare eventi davvero su misura.
A questo punto la nostra consulenza si articolerà in una proposta ad hoc, comprensiva di un budget plan previsionale. Da qui, se lo vorrai, partirà la nostra collaborazione.
- Stesura del budget preventivo
- Definizione dell’obiettivo dell’evento e dei contenuti
- Individuazione dei Relatori, Speaker e Kol
- Individuazione del format di svolgimento
- Analisi delle fonti di finanziamento
- Individuazione degli Sponsor
- Definizione di data e orario
- Individuazione del pubblico di riferimento e definizione delle modalità di partecipazione
- Individuazione della location
2 - GESTIONE AMMINISTRATIVA
Quando la burocrazia non rallenta
ma mette in moto il tuo evento.
La richiesta di fondi e finanziamenti per la realizzazione del tuo evento spetta a noi, in un’attività amministrativa e gestionale sistematica e puntuale.
Siamo costantemente aggiornati sulle normative ministeriali in vigore, i decreti e le disposizioni di legge attinenti al mondo della Medicina e dell’Imprenditoria di sviluppo medico-scientifico e tecnologico.
Conosciamo gli step burocratici da seguire, le pratiche da svolgere, i referenti competenti e riusciamo a garantirti un’efficace risoluzione di avvio in tempi funzionali e utili.
Ci occupiamo inoltre della richiesta di patrocini di Enti e Società Scientifiche e di contrattualizzazione degli Sponsor individuati e dei Relatori coinvolti.
E in ogni mansione, in qualità di Professional Congress Organizer, siamo allineati con tutte le direttive del nuovo codice deontologico professionale di MedTech Europe.
Siamo infine specializzati nella gestione formale e organizzativa di Corsi di aggiornamento e Convegni medici ECM secondo la normativa Age.Na.s, in cooperazione con la nostra divisione EndoCoreLab – Provider ECM.
- Gestione amministrativa per la concessione di finanziamenti e fondi
- Gestione amministrativa per la concessione di Patrocini di Enti e Società Scientifiche
- Gestione contrattualistica Sponsor
- Gestione contrattualistica e fiscale Relatori
- Raccolta delle quote di iscrizione e relativa fatturazione
- Gestione amministrativa attività ECM (con EndoCoreLab – Provider ECM)
3 - ORGANIZZAZIONE & LOGISTICA
Passiamo all’azione!
La costruzione del tuo evento è in atto.
Il nostro impegno è ora rivolto all’organizzazione di ogni aspetto che concerne la costruzione complessiva del tuo evento. Non tralasciamo nessun dettaglio, pianificando e predisponendo in maniera ottimale ciascuna fase di svolgimento prevista, secondo il format di sviluppo dell’evento.
Ci dedichiamo alla raccolta e alla gestione delle partecipazioni, alla messa a punto dei materiali informativi e tematici, all’allestimento dell’ambiente e alla direzione dei servizi e dello staff necessari, per proseguire con l’attività di coordinamento logistico riservata a Relatori e partecipanti.
Professionalità, elevate capacità organizzative, concretezza ed estrema cura e precisione sono le caratteristiche che ci descrivono e che si esprimono appieno nella realizzazione di esperienze di valore e di respiro nazionale e internazionale.
Siamo per questo al servizio di un obiettivo: quello di sostenere il dialogo e l’informazione scientifica per favorire un progresso costante e fondamentale, nei vari ambiti di salute, ambiente e tecnologia.
In questo modo ci rivolgiamo a Professionisti, Associazioni ed Enti della sfera Medica, curando convegni, congressi, seminari e attività ECM, ad Aziende del settore Pharma e Healthcare e ad Aziende di altri ambiti Scientifici e Tecnologici, costruendo eventi peculiari e di successo.
- Elaborazione e diffusione degli inviti (direct e- mail, sito e social)
- Raccolta e gestione delle partecipazioni
- Definizione grafica, stampa e predisposizione dei materiali informativi
- Organizzazione del Servizio di Transfer, Pernottamento e Soggiorno di Speaker e Partecipanti
- Predisposizione e allestimento della location
- Gestione Supporto tecnico audio-video
- Gestione Servizio di Hospitality
- Gestione Servizio di Catering
- Gestione Servizio di Interpretariato
- Gestione Attività di Reportage fotografico e video
4 - REGIA OPERATIVA
Ciack: si gira!
Il tuo evento è in diretta insieme a noi.
La diretta del tuo evento parte, prosegue e si conclude sempre insieme a noi.
Siamo presenti onsite in caso di evento medico, scientifico, tecnologico in presenza e ci assicuriamo che ogni fase di svolgimento proceda perfettamente e secondo quanto previsto.
Offriamo un’attenta supervisione e un immediato supporto, poi, qualora si rendesse necessario, per rispondere a richieste contestuali o esigenze fuori programma.
Le nostre sviluppate abilità di problem solving infatti si uniscono ad un approccio proattivo e competente, fornendoti la preziosa garanzia di una gestione altamente professionale anche in circostanze straordinarie.
E, in linea con questo orientamento, ci siamo attivamente specializzati nell’organizzazione e conduzione di eventi smart in modalità online, con Webinar e Live Streaming o secondo la forma mista di Dual Events.
Ci occupiamo della regia Webinar e del Live Streaming del tuo evento su diverse piattaforme, eseguendone il set-up e gestendo il servizio di assistenza al collegamento in tempo reale.
Siamo fermamente convinti che non solo il presente, ma anche il futuro richiederà la creazione di spazi virtuali sempre più condivisi e su misura, che sappiano rivoluzionare le distanze e i confini della ricezione.
- Supervisione durante lo svolgimento dell’evento
- Problem solving & Supporto
- Regia Webinar e Live Streaming
5 - COMUNICAZIONE & FOLLOW-UP
Porre la giusta attenzione al tuo evento è la chiave per il suo successo.
Quello che sostiene e apre la partecipazione al tuo evento scientifico è la sua comunicazione.
Anche quest’ultima va pianificata, prodotta e programmata, secondo scelte efficaci e calzanti, mirate a ottenere il risultato di visibilità atteso. E così siamo al tuo fianco per elaborare e realizzare l’immagine grafica coordinata che accompagna il tuo evento, rendendolo completo, significativo e riconoscibile.
Ci occupiamo, collateralmente, di individuare la strategia di divulgazione adeguata, sia in ambito digital che tradizionale, per raggiungere il target di uditori interessato.
Mettiamo dunque in atto una campagna di comunicazione strategica che si avvale di diversi strumenti e canali preferenziali, dall’Email-marketing, ai Social Media, alle molteplici piattaforme di condivisione, alla stampa.
Abbiamo sempre cura di trasmettere un messaggio di qualità e in perfetta sintonia con l’intenzione, il contenuto e la destinazione del progetto, oltre che ai valori corporate e la brand identity dell’azienda promotrice.
E la nostra azione si sviluppa in anticipo sull’evento, ma anche nell’arco della sua durata e alla sua conclusione, con un’attività di raccolta e condivisione di report, testimonianze e materiali di comunicazione.
- Ideazione grafica dei materiali tematici
- Gestione realizzazione dei materiali tematici
- Comunicazione strategica digitale
- Comunicazione strategica su Social
- Direct e-mail marketing
- Attività di Ufficio Stampa
- Raccolta e Stampa di report e abstract post- evento
- Raccolta e condivisione di materiali documentaristici
- Produzione di Certificati di partecipazione